Zusatzvereinbarung zu künstlicher Intelligenz und Datenverarbeitung

1. Gegenstand und Anwendungsbereich

Die Zusatzvereinbarung gilt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten, die Toroidal Winding di Antonio Perin im Auftrag eines Kunden im Rahmen einer Lieferung von Wicklungen durchführt, sowie für jeden Einsatz von Systemen künstlicher Intelligenz, der Daten oder technische Unterlagen des Kunden berührt.

Bei Widerspruch zwischen dieser Zusatzvereinbarung und dem Hauptvertrag geht diese Zusatzvereinbarung für die hier geregelten Gegenstände vor.

2. Begriffe

• KI System: automatisiertes System nach Artikel 3.1 der Verordnung EU 2024 1689.
• Anbieter und Betreiber: die Rollen nach Artikel 3 derselben Verordnung. Gegenüber den genutzten Allzweckmodellen handeln wir als Betreiber, nie als Anbieter.
• Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter: die Rollen nach Artikel 4 der Verordnung EU 2016 679.
• Kundendaten: Zeichnungen, Spezifikationen, Prüfdaten, Kontaktdaten und alle weiteren Informationen, die der Kunde uns übermittelt.

3. Rollen der Parteien

Für die Daten der eigenen Mitarbeitenden und Ansprechpersonen, die der Kunde uns mitteilt, handelt der Kunde als Verantwortlicher und wir als Auftragsverarbeiter. Für Daten, die wir selbst erheben, etwa geschäftliche Kontakte, handeln wir als eigener Verantwortlicher nach der Datenschutzerklärung.

Wir verarbeiten Kundendaten nur auf dokumentierte Weisung. Bestellung, technische Spezifikation und diese Zusatzvereinbarung bilden diese Weisungen. Erscheint uns eine Weisung als Verstoss gegen geltendes Recht, weisen wir vor der Ausführung schriftlich darauf hin.

4. Wie wir Systeme künstlicher Intelligenz einsetzen

Wir setzen generative KI Werkzeuge für eine begrenzte Zahl interner Tätigkeiten ein, hier vollständig aufgeführt.

• Erstellen und Überarbeiten kaufmännischer Texte und interner technischer Dokumentation.
• Übersetzen von Korrespondenz und Datenblättern.
• Zusammenfassen langer technischer Anfragen zur Vorbereitung des Angebots.
• Unterstützung bei Berechnungen, stets vor der Nutzung von Hand geprüft.

Keine Entscheidung über eine Person, eine Lieferung oder das Ergebnis einer Prüfung wird von einem automatisierten System getroffen. Die abschliessende Prüfung erfolgt immer durch Menschen und liegt beim Inhaber der Werkstatt.

5. Grenzen die wir uns setzen

• Wir geben keine Zeichnungen, vertraulichen Spezifikationen, Preislisten oder personenbezogenen Kundendaten in ein öffentliches KI System ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis.
• Wir gestatten keinem Anbieter, Kundendaten zum Trainieren, Nachtrainieren oder Verbessern von Modellen zu nutzen. Wo der Dienst es zulässt, ist die Trainingsoption deaktiviert.
• Wir setzen keine Systeme ein, die unter die verbotenen Praktiken des Artikels 5 der Verordnung EU 2024 1689 fallen.
• Wir nutzen KI nicht zur Auswahl oder Bewertung von Personen.
• Wir erzeugen keine Inhalte, die mit einer Zertifizierung, einem Prüfbericht oder einer Konformitätserklärung verwechselt werden könnten. Diese Dokumente werden von einer Person verfasst und unterschrieben.

6. Weitere Auftragsverarbeiter

Wir nutzen die in der Datenschutzerklärung genannten Unterauftragsverarbeiter. Die Genehmigung ist allgemein nach Artikel 28.2 der Verordnung: jede Ergänzung oder Ersetzung teilen wir mindestens dreissig Tage vorher schriftlich mit, und der Kunde kann in dieser Frist begründet widersprechen.

Jeder Unterauftragsverarbeiter ist vertraglich an Pflichten gebunden, die nicht weniger streng sind als die hier übernommenen, einschliesslich des Trainingsverbots mit Kundendaten.

7. Internationale Übermittlung

Verarbeitet ein Dienstleister Daten ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, stützt sich die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss oder auf die Standardvertragsklauseln des Durchführungsbeschlusses 2021 914 der Kommission, ergänzt um die nach Prüfung des Einzelfalls erforderlichen zusätzlichen Massnahmen.

8. Sicherheitsmassnahmen

Wir wenden die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Artikel 32 der Verordnung an, angemessen zur Grösse der Werkstatt und zum Risiko:

• Verschlüsselte Übertragung von allem, was über Website und Email läuft.
• Mehrfaktorauthentifizierung für Konten mit Kundendaten.
• Zugriff auf Zeichnungen nur für Personen, die das Teil bauen.
• Regelmässige Sicherungen mit Rücksicherungsprüfung.
• Sicheres Löschen ausgemusterter Datenträger.

9. Transparenz und menschliche Aufsicht

Wurde ein für den Kunden bestimmter Text wesentlich mit Hilfe eines KI Systems erstellt und könnte der Zusammenhang irreführen, weisen wir darauf hin, im Einklang mit Artikel 50 der Verordnung EU 2024 1689.

Die Personen, die diese Werkzeuge in der Werkstatt nutzen, kennen die Grenzen aus Punkt 5. Jedes Ergebnis, das eine Berechnung, eine Toleranz oder eine Prüfung berührt, wird vor der Weitergabe geprüft.

10. Unterstützung des Kunden als Verantwortlichem

Auf Anfrage und im zumutbaren Rahmen unterstützen wir den Kunden bei:

• Beantwortung von Betroffenenanfragen, innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Meldung.
• Datenschutz Folgenabschätzung und vorheriger Konsultation.
• Meldung einer Verletzung: wir informieren den Kunden unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben nach Artikel 33.3.
• Nachweis der Einhaltung der Pflichten, durch Bereitstellung der erforderlichen Informationen.

11. Überprüfungen

Der Kunde kann einmal jährlich eine Überprüfung durchführen, mit einer Ankündigungsfrist von mindestens fünfzehn Arbeitstagen, selbst oder durch einen nicht im Wettbewerb stehenden, zur Verschwiegenheit verpflichteten Beauftragten. Überprüfungen finden zu Arbeitszeiten und ohne Unterbrechung der Fertigung statt.

12. Rückgabe und Löschung

Am Ende der Beziehung geben wir die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Wahl des Kunden innerhalb von sechzig Tagen zurück oder löschen sie, ausser was gesetzlich aufzubewahren ist. Die technische Chargendokumentation bleibt zur Rückverfolgbarkeit mindestens fünf Jahre archiviert, getrennt gehalten und nur auf Anfrage zugänglich.

13. Laufzeit, anwendbares Recht und Kontakt

Die Zusatzvereinbarung gilt für die gesamte Dauer der Lieferbeziehung und, für die entsprechend vorgesehenen Pflichten, darüber hinaus. Es gilt italienisches Recht. Zum Gerichtsstand siehe das Impressum.

Für Fragen zu dieser Zusatzvereinbarung schreiben Sie an info@toroidalwinding.it. Auf Anfrage stellen wir eine unterzeichnete Ausfertigung auf Briefpapier bereit.

Anlage A. Einzelheiten der Verarbeitung