Addendum su intelligenza artificiale e trattamento dei dati

1. Oggetto e ambito

L'addendum si applica a ogni trattamento di dati personali che Toroidal Winding di Antonio Perin effettua per conto di un cliente nell'ambito di una fornitura di avvolgimenti, e a ogni uso di sistemi di intelligenza artificiale che tocchi dati o documenti tecnici del cliente.

In caso di contrasto fra questo addendum e il contratto principale, per le sole materie qui trattate prevale questo addendum.

2. Definizioni

• Sistema di IA: sistema automatizzato definito dall'articolo 3.1 del Regolamento UE 2024 1689.
• Fornitore e deployer: i ruoli definiti dall'articolo 3 dello stesso Regolamento. Rispetto ai modelli generali che utilizziamo agiamo come deployer, mai come fornitore.
• Titolare e responsabile: i ruoli definiti dall'articolo 4 del Regolamento UE 2016 679.
• Dati del cliente: disegni, specifiche, dati di collaudo, anagrafiche e ogni altra informazione che il cliente ci trasmette.

3. Ruoli delle parti

Per i dati dei propri dipendenti e referenti che ci comunica, il cliente agisce come titolare del trattamento e noi come responsabile. Per i dati che raccogliamo in proprio, ad esempio i contatti commerciali, agiamo come titolare autonomo secondo la privacy policy.

Trattiamo i dati del cliente soltanto sulla base di istruzioni documentate. L'ordine di acquisto, la specifica tecnica e questo addendum costituiscono tali istruzioni. Se una istruzione ci sembra violare la normativa applicabile lo segnaliamo per iscritto prima di eseguirla.

4. Come usiamo i sistemi di intelligenza artificiale

Usiamo strumenti di IA generativa per un numero limitato di attività interne, elencate qui per intero.

• Redazione e revisione di testi commerciali e di documentazione tecnica interna.
• Traduzione di corrispondenza e di schede tecniche.
• Sintesi di richieste tecniche lunghe, per preparare la quotazione.
• Supporto al calcolo, sempre verificato a mano prima di essere usato.

Nessuna decisione che riguardi una persona, una fornitura o l'esito di un collaudo e presa da un sistema automatizzato. La verifica finale è sempre umana e resta in capo al titolare dell'officina.

5. Limiti che ci imponiamo

• Non inseriamo disegni, specifiche riservate, listini o dati personali del cliente in un sistema di IA pubblico senza una autorizzazione scritta e specifica.
• Non autorizziamo alcun fornitore a usare i dati del cliente per addestrare, riaddestrare o migliorare modelli. Dove il servizio lo consente, l'opzione di addestramento e disattivata.
• Non usiamo sistemi che rientrano fra le pratiche vietate dall'articolo 5 del Regolamento UE 2024 1689.
• Non usiamo sistemi di IA per selezionare o valutare persone.
• Non generiamo contenuti che possano essere scambiati per una certificazione, un rapporto di prova o una dichiarazione di conformita. Questi documenti sono redatti e firmati da una persona.

6. Sub responsabili

Ci avvaliamo dei sub responsabili elencati nella privacy policy. L'autorizzazione e generale ai sensi dell'articolo 28.2 del Regolamento: comunichiamo per iscritto ogni aggiunta o sostituzione con almeno trenta giorni di preavviso e il cliente può opporsi motivatamente entro quel termine.

Ogni sub responsabile e vincolato per contratto a obblighi non meno rigorosi di quelli qui assunti, compreso il divieto di addestramento sui dati del cliente.

7. Trasferimenti internazionali

Quando un fornitore tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza oppure delle clausole contrattuali tipo di cui alla decisione di esecuzione 2021 914 della Commissione, integrate dalle misure supplementari che l'analisi del caso rende necessarie.

8. Misure di sicurezza

Applichiamo le misure tecniche e organizzative previste dall'articolo 32 del Regolamento, proporzionate alla dimensione dell'officina e al rischio:

• Trasmissione cifrata di ogni dato che passa dal sito e dalla posta elettronica.
• Autenticazione a più fattori sugli account che contengono dati dei clienti.
• Accesso ai disegni limitato alle persone che devono costruire il pezzo.
• Copie di sicurezza periodiche e verifica del ripristino.
• Cancellazione sicura dei supporti dismessi.

9. Trasparenza e supervisione umana

Quando un testo destinato al cliente è stato prodotto con un contributo rilevante di un sistema di IA e il contesto può indurre in errore, lo dichiariamo, in linea con l'articolo 50 del Regolamento UE 2024 1689.

Le persone che usano questi strumenti in officina conoscono i limiti indicati al punto 5. Ogni risultato che riguarda un calcolo, una tolleranza o una prova viene verificato prima di uscire.

10. Assistenza al cliente titolare

Su richiesta e nei limiti del ragionevole assistiamo il cliente in queste attività:

• Riscontro alle richieste degli interessati, entro cinque giorni lavorativi dalla segnalazione.
• Valutazione di impatto sulla protezione dei dati e consultazione preventiva.
• Notifica di una violazione: informiamo il cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne veniamo a conoscenza, con le informazioni dell'articolo 33.3.
• Dimostrazione del rispetto degli obblighi, mettendo a disposizione le informazioni necessarie.

11. Verifiche

Il cliente può svolgere una verifica all'anno, con preavviso di almeno quindici giorni lavorativi, direttamente o tramite un incaricato non concorrente vincolato a riservatezza. Le verifiche si svolgono in orario di lavoro e senza interrompere la produzione.

12. Restituzione e cancellazione

Alla fine del rapporto, a scelta del cliente, restituiamo o cancelliamo i dati personali trattati per suo conto entro sessanta giorni, salvo quanto la legge impone di conservare. La documentazione tecnica di lotto resta archiviata per la tracciabilità per almeno cinque anni, in forma separata e accessibile solo su richiesta.

13. Durata, legge applicabile e contatti

L'addendum resta in vigore per tutta la durata del rapporto di fornitura e, per gli obblighi che lo prevedono, anche dopo. Si applica la legge italiana. Per il foro competente vale quanto previsto nelle note legali.

Per richieste su questo addendum scrivi a info@toroidalwinding.it. Su richiesta forniamo una copia firmata su carta intestata.

Allegato A. Dettagli del trattamento