Anexo sobre inteligencia artificial y tratamiento de datos

1. Objeto y ámbito

El anexo se aplica a todo tratamiento de datos personales que Toroidal Winding di Antonio Perin realiza por cuenta de un cliente en el marco de un suministro de bobinados, y a todo uso de sistemas de inteligencia artificial que afecte a datos o documentos técnicos del cliente.

En caso de contradicción entre este anexo y el contrato principal, para las materias aquí tratadas prevalece este anexo.

2. Definiciones

• Sistema de IA: sistema automatizado definido en el artículo 3.1 del Reglamento UE 2024 1689.
• Proveedor y responsable del despliegue: los papeles definidos en el artículo 3 del mismo Reglamento. Respecto a los modelos de uso general que empleamos actuamos como responsables del despliegue, nunca como proveedor.
• Responsable y encargado: los papeles definidos en el artículo 4 del Reglamento UE 2016 679.
• Datos del cliente: planos, especificaciones, datos de ensayo, datos de contacto y cualquier otra información que el cliente nos transmita.

3. Papeles de las partes

Respecto a los datos de sus empleados e interlocutores que nos comunica, el cliente actúa como responsable del tratamiento y nosotros como encargados. Respecto a los datos que recogemos por nuestra cuenta, por ejemplo contactos comerciales, actuamos como responsables autónomos según la política de privacidad.

Tratamos los datos del cliente solo sobre la base de instrucciones documentadas. El pedido, la especificación técnica y este anexo constituyen dichas instrucciones. Si una instrucción nos parece contraria a la normativa aplicable lo señalamos por escrito antes de ejecutarla.

4. Cómo usamos los sistemas de inteligencia artificial

Usamos herramientas de IA generativa para un número limitado de actividades internas, enumeradas aquí por completo.

• Redacción y revisión de textos comerciales y de documentación técnica interna.
• Traducción de correspondencia y de fichas técnicas.
• Resumen de solicitudes técnicas largas, para preparar la oferta.
• Apoyo al cálculo, siempre verificado a mano antes de usarse.

Ninguna decisión sobre una persona, un suministro o el resultado de un ensayo la toma un sistema automatizado. La comprobación final siempre es humana y recae en el titular del taller.

5. Límites que nos imponemos

• No introducimos planos, especificaciones confidenciales, tarifas ni datos personales del cliente en un sistema de IA público sin autorización escrita y específica.
• No autorizamos a ningún proveedor a usar los datos del cliente para entrenar, reentrenar o mejorar modelos. Donde el servicio lo permite, la opción de entrenamiento está desactivada.
• No usamos sistemas incluidos entre las prácticas prohibidas del artículo 5 del Reglamento UE 2024 1689.
• No usamos IA para seleccionar o evaluar personas.
• No generamos contenidos que puedan confundirse con una certificación, un informe de ensayo o una declaración de conformidad. Esos documentos los redacta y firma una persona.

6. Subencargados

Nos servimos de los subencargados enumerados en la política de privacidad. La autorización es general conforme al artículo 28.2 del Reglamento: comunicamos por escrito toda incorporación o sustitución con al menos treinta días de preaviso y el cliente puede oponerse de forma motivada dentro de ese plazo.

Cada subencargado queda vinculado por contrato a obligaciones no menos estrictas que las asumidas aquí, incluida la prohibición de entrenamiento con datos del cliente.

7. Transferencias internacionales

Cuando un proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se apoya en una decisión de adecuación o en las cláusulas contractuales tipo de la decisión de ejecución 2021 914 de la Comisión, complementadas con las medidas adicionales que el análisis del caso haga necesarias.

8. Medidas de seguridad

Aplicamos las medidas técnicas y organizativas previstas en el artículo 32 del Reglamento, proporcionadas al tamaño del taller y al riesgo:

• Transmisión cifrada de todo lo que pasa por el sitio y por el correo.
• Autenticación de varios factores en las cuentas con datos de clientes.
• Acceso a los planos limitado a las personas que deben fabricar la pieza.
• Copias de seguridad periódicas con verificación de restauración.
• Borrado seguro de los soportes retirados.

9. Transparencia y supervisión humana

Cuando un texto destinado al cliente se haya producido con una contribución relevante de un sistema de IA y el contexto pueda inducir a error, lo declaramos, en línea con el artículo 50 del Reglamento UE 2024 1689.

Las personas que usan estas herramientas en el taller conocen los límites del punto 5. Todo resultado que afecte a un cálculo, una tolerancia o un ensayo se verifica antes de salir.

10. Asistencia al cliente responsable

A petición y dentro de lo razonable asistimos al cliente en:

• Respuesta a solicitudes de los interesados, en cinco días laborables desde el aviso.
• Evaluación de impacto sobre la protección de datos y consulta previa.
• Notificación de una brecha: informamos al cliente sin dilación indebida y en todo caso en 48 horas desde que tenemos conocimiento, con la información del artículo 33.3.
• Demostración del cumplimiento, poniendo a disposición la información necesaria.

11. Verificaciones

El cliente puede realizar una verificación al año, con al menos quince días laborables de preaviso, directamente o mediante un encargado no competidor sujeto a confidencialidad. Las verificaciones se realizan en horario laboral y sin interrumpir la producción.

12. Devolución y supresión

Al terminar la relación, a elección del cliente, devolvemos o suprimimos los datos personales tratados por su cuenta en sesenta días, salvo lo que la ley obligue a conservar. La documentación técnica de lote queda archivada para trazabilidad al menos cinco años, de forma separada y accesible solo a petición.

13. Duración, ley aplicable y contacto

El anexo permanece en vigor durante toda la relación de suministro y, para las obligaciones que lo prevén, también después. Se aplica la ley italiana. Para el fuero competente vale lo previsto en el aviso legal.

Para consultas sobre este anexo escribe a info@toroidalwinding.it. A petición facilitamos una copia firmada en papel con membrete.

Anexo A. Detalles del tratamiento